Die Steuerreform stellt viele Unternehmer vor enorme Herausforderungen. Eine davon ist die Registrierkassenpflicht, die ab 01.01.2016 gilt. Wer davon betroffen ist, sollte möglichst rasch ein sicheres System anschaffen oder das bestehende umrüsten, denn ab 2017 müssen Registrierkassen auch mittels technischer Sicherheitslösungen vor Manipulationen geschützt werden.

Ab 1. Jänner 2016 tritt eine generelle Einzelaufzeichnungs - und Einzelerfassungspflicht von Barumsätzen sowie eine Belegerteilungspflicht in Kraft. Ab einem Jahresumsatz von € 15.000,- muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden, wenn die Barumsätze € 7.500,- überschreiten. Da zusätzlich zu Bargeld auch Zahlungen mit Kredit-, Bankomatkarten und andere vergleichbare Zahlungen (z.B. mit dem Handy) als Barumsätze gelten, wird diese Regelung die meisten Unternehmer betreffen.

Ausnahmen gelten für Betriebe, deren Jahresumsatz bis zu € 30.000,- ausmacht und die auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder an anderen öffentlichen Orten tätig sind (offene Fahrgeschäfte, mobile Eisverkäufer, Christbaumhändler). Auch bestimmte Automaten (z. B. Kaugummiautomaten) und Betriebe, bei denen keine Bezahlung mit Bargeld erfolgt (Webshops, Unternehmen, die größtenteils auf Rechnung arbeiten) fallen unter die eingeschränkte Verordnungsermächtigung. Erleichterung können vom Finanzminister auch für mobile Berufsgruppen festgelegt werden, wie zum Beispiel Masseure, Friseure, Ärzte, Reiseleiter usw.

Aufgrund der Belegerteilungspflicht müssen Kunden ab Jänner 2016 die Kassenzettel entgegennehmen und bis zum Verlassen des Geschäftes behalten. Die Nicht-Mitnahme ist allerdings nicht strafbar.

Ab 1.1.2017 treten auch Vorschriften zum technischen Schutz der Kassen in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Registrierkassen die erfassten Barumsätze über eine Signaturerstellungseinheit signieren. Die jeweilige Signatur muss im Datenerfassungsprotokoll beim zugehörigen Barumsatz gespeichert und am Beleg als maschinenlesbarer Code angebracht werden. Jeder Barumsatz muss im Datenerfassungsprotokoll abgespeichert werden und nicht zuletzt als Beleg ausgedruckt oder elektronisch bereitgestellt werden können.

Zusätzlich muss die Software automatische und signierte Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege erstellen und im Datenerfassungsprotokoll ablegen können. Außerdem müssen alle Sicherheitseinrichtungen von Registrierkassen durch Eingabe eines Initialwertes in Betrieb genommen werden können.

Achtung: Alle Signaturerstellungseinheiten müssen vom Unternehmer über FinanzOnline registriert werden!

Ausnahmen gelten für Unternehmen, die ein geschlossenes Gesamtsystem und mehr als 500 Eingabestationen haben. In diesen Fällen ist ein Feststellungsbescheid möglich, der eine Sicherheitseinrichtung ohne Signaturerstellungseinheit genehmigt.

Tipp: Wenn Sie jetzt eine Registrierkasse anschaffen, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die bereits alle Sicherheitslösungen bietet oder zumindest eine, deren Nachrüstung einfach und kostengünstig möglich ist!

Um den Unternehmern die Umstellung etwas zu erleichtern, gibt es Vergünstigungen: Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung eines elektronischen Aufzeichnunssytems zwischen dem 1.3.2015 und dem 31.12.2016 gelten als Betriebsausgaben, die in voller Höhe abgesetzt werden können. Dazu zählen auch alle Extra-Kosten, die durch die Anschaffung/Umrüstung anfallen. 

Zusätzlich wird für jede einzelne Erfassungseinheit, dem die Signaturerstellungseinheit gem. § 131b Abs. 2 BAO zugeordnet wird, eine Prämie in der Höhe von € 200,- gewährt. Im Falle eines elektronischen Kassensystems gelten abweichende Regelungen: Die Prämie beträgt für ein elektronisches Kassensystem zumindest € 200,-, jedoch maximal € 30,- pro Erfassungseinheit. Die Anschaffungsprämie muss in der Einkommens- oder Körperschaftsteuererklärung beantragt werden – sie gilt nicht als Betriebseinnahme und es erfolgt keine Kürzung der Anschaffungskosten.

Wichtig: Wenn die Prämie für die Anschaffung beansprucht wurde, kann sie nicht noch einmal für eine spätere Umrüstung beantragt werden!