Alle Unternehmer sind ab 1.1.20120 dazu verpflichtet, behördliche Dokumente elektronisch zu empfangen. Wir zeigen Ihnen, wie Ihnen der Umstieg leichter fällt.

E-Post. Was in vielen Branchen längst üblich ist, kommt jetzt auch in den österreichischen Behörden an. Ab Jänner 2020 werden behördliche Schriftstücke (auch RSa- und RSb-Briefe) an Unternehmen nur noch elektronisch zugestellt. Für Unternehmer bedeutet das: Sie sind dazu verpflichtet, diese Zustellung möglich zu machen.

Hintergrund: Mit 1. Jänner wird das „Recht auf elektronischen Verkehr“ eingeführt. Eigentlich müsste es ja „Pflicht zum elektronischen Verkehr“ heißen, da im Gegensatz zu früher keine Opt-Out-Möglichkeit vorgesehen ist.

Wir empfehlen Ihnen, sich noch vor Jahresende um alles zu kümmern, damit Sie keine wichtigen Schriftstücke und Fristen verpassen. Hier nun eine kleine Anleitung, was Sie alles erledigen müssen, um Ihre Schriftstücke auf elektronischem Weg zu bekommen:

1. Sie legen ein gesichertes elektronisches Postfach auf dem USP, dem Unternehmensserviceportal an.

Hinweis: Damit Sie sich beim Unternehmerserviceportal registrieren können, brauchen Sie eine aktive Handy-Signatur. Sollten Sie noch keine haben, finden Sie hier Hilfe: https://www.handy-signatur.at/hs2/

2. Sie registrieren Sich beim Unternehmensserviceportal https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public. Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, müssen Sie einen Administrator angeben (im Regelfall sind das Sie selbst).

3. Wechseln Sie in der Spalte „Mein USP“ den Punkt „Administrator aufrufen“ und „Zustellprofil verwalten“ und geben Sie dort eine E-Mail-Adresse an, unter der Sie erreichbar sind.

Hinweis: Wenn Sie bisher FinanzOnline oder am behördlich zugelassenen Zustelldienst teilnehmen, werden Ihre Daten automatisch übernommen. Es ist trotzdem sinnvoll, alles noch einmal zu kontrollieren.

4. Wenn ein behördliches Schriftstück für Sie ankommt, erhalten Sie eine Benachrichtigung per Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse und können es in Ihrem USP-Profil herunterladen.

5. Der Absender wird automatisch informiert, dass Sie das Schriftstück empfangen haben – beim Anmelden signieren Sie automatisch einen elektronischen Rückschein; das Schriftstück gilt als zugestellt (ähnlich wie durch Ihre Unterschrift beim Briefträger).

Wichtig: Wenn Sie das Dokument nicht innerhalb von zwei Wochen öffnen, wird es unwiderruflich gelöscht, gilt aber trotzdem als zugestellt! Auch, wenn Sie krank oder im Urlaub sind! Deshalb ist es sinnvoll, wenn Sie auch jemand anderen dazu berechtigen, elektronische Schriftstücke abzurufen – andernfalls könnten Sie wichtige Fristen versäumen. Im Menüpunkt „Administration aufrufen“ können Sie anderen dieses Recht erteilen, aber auch wieder entziehen (dazu muss diese Person allerdings ein eigenes USP-Benutzerkonto haben).

Wenn Sie Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 30.000 Euro pro Jahr sind und keine Umsatzsteuer abführen, sind Sie von der Pflicht zur elektronischen Zustellung ausgenommen. Eine weitere Ausnahme gibt es für Unternehmen, die nicht die technischen Voraussetzungen dafür haben oder gar nicht mit dem Internet verbunden sind.

Wem bei der Sache nicht ganz wohl ist, dem bleibt wenigstens ein kleines Trostpflaster: Sie müssen nie wieder mit gelben Zetteln zur Post, um Ihre eingeschriebenen Briefe abzuholen.

Sie haben noch Fragen zur elektronischen Zustellung? Wir helfen Ihnen gerne weiter!